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开口说 4：组织 XX 会议
第一，确定会议规模、规格和参会者名单。
第二，选择会议地点(小型会议：优先考虑本单位会议室或小礼堂;中型会议：可选择单位大礼堂、学校阶梯教室或酒店;大型会议：则一般考虑租借大礼堂、大会堂或体育馆;特大型会议：可以考虑露天或大型体育馆)。
第三，确定会议时间、日程、议程安排。在议程安排中，一般包括以下几个方面：1.宣布议程;2.说明人员缺席情况;3.宣读并通过上次会议的备忘录;4.会议议题展开;5.通知有关事项;6.宣布休会。
第四，制作会议材料、证件、选定相关设备(如会标、背景板、席台、投影仪、录像机、电脑、奖品礼品、茶水、点心)。
第五，布置、检查会场。比如检查投影、音响等设备是否正常，名牌、主席台是否摆放到位，是否需要调试灯光、空调等。
第六，报到及接待。注意事项：提醒参会人员保管好贵重物品，细致解说会议报到须知及有关事宜;同时，安排工作人员 24 小时值班。
第七，专人做好会议记录。
第八，撰写会议纪要，做好会务总结。
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